Muchas
veces subestimamos la importancia de tener organización en nuestras vidas, y en
la mayoría de ocasiones alegamos que nos agobia el hecho de tener obligaciones
y cosas que hacer, que preferimos ir haciendo todo sobre la marcha en función
del tiempo que tengamos. ¿En qué se traduce eso? Es un fracaso absoluto o, al
menos, en una falta de optimización del tiempo muy importante.
Así que
este post es válido para cualquier tipo de personas: estudiantes (que tienen
montones de deberes, trabajos individuales y grupales, prácticas, exámenes… y
que, cuando consiguen hacer algo, al día siguiente van a clase y ya tienen el
doble de tareas pendientes); trabajadores (que tienen X horas para llevar a
cabo el trabajo que les han encargado para ese día y, en caso de no terminarlo,
o se les acumulará para el día siguiente o se tendrán que quedar a terminarlo
fuera de su horario laboral); estudiantes que trabajan; personas que, además de
estudiar y trabajar, tienen que llevar todas las tareas del hogar (que llevan
mucho tiempo), padres que tienen que compaginar su trabajo profesional, con las
tareas del hogar y con el cuidado de sus hijos, etc.
Para ello, os voy a dar una serie de tips para conseguir una organización
perfecta
1) Elige una
unidad organizativa
Determina
para qué periodo de tiempo vas a analizar tus obligaciones. Éste puede ser
diario (pensar cómo organizar todo lo que tienes que hacer a lo largo de un día
complicado), semanal, mensual o incluso trimestral. En mi caso, os
recomiendo que lo hagáis de forma detallada y de forma semanal, así te
haces una idea de cómo va a ser tu semana. Además, yo suelo empezar a planear
las semanas a 2 semanas vista y, poco a poco, las voy rellenando con las tareas
que tengo que hacer.
2) Haz una
lista de las tareas
Lo primero
de todo es tener claro qué tenemos que hacer. Para ello, haz una lista
apuntando todas y cada una de las tareas, por nimias que sean. Un truco
que yo te recomiendo es que, entre paréntesis, detrás de cada tarea, te
apuntes la duración que más o menos (obviamente, de forma muy somera) crees
que va a tener la misma.
3 3) Prioriza las tareas por orden de importancia
No sirve de
nada empezar por las tareas más fáciles para que psicológicamente nos parezca
que estamos avanzando muchísimo. Hay que darles un orden de prioridad a cada
una y, a partir de ahí, empezar a realizarlas de más a menos urgentes.
4 4) Sé consciente del tiempo del que dispones y distribúyelas de forma adecuada
Habiendo
establecido previamente la prioridad y la duración estimada de cada una de las
tareas, el siguiente paso es, teniendo en cuenta el tiempo que tenemos,
distribuirlo de forma adecuada para que sea factible la realización del máximo
número de tareas posibles.
5 5) Intenta
dejarte un par de medios días (dos mañanas, dos tardes o una mañana y una
tarde) libres para ti, con el objetivo de poder hacer frente a imprevistos,
hacer tareas con las que no contabas, o adelantar tareas de otros días o
semanas en los que sabes que estarás mucho más agobiado.
En esos días puedes hacer lo que quieras y, si has cumplido
con el planning, esos días deberían
ser libres para que disfrutes de la sensación del deber cumplido. Pero, en caso
de que se haya producido algún imprevisto que no nos haya permitido poder
trabajar a nuestro nivel o de que hayan aparecido actividades por hacer con las
que no contábamos, estos días nos van a permitir poder llegar a todo sin
descuadrar el resto del planning.
6 6) Distribuye las tareas dejando tiempo suficiente a los imprevistos y, cuando sucedan, sigue
centrándote en terminar las tareas urgentes, dejando aquellas que no has tenido
tiempo de hacer para recuperarlas en ese tiempo “libre” que hemos preparado en
el punto anterior.
Son muchas las situaciones que pueden tener lugar: desde una
llamada de teléfono que nos ocupe una hora, como un fallo de Internet o de la
impresora que nos deje colgados media mañana o que no nos permita terminar el
trabajo a tiempo, como un catarro que nos tenga en cama un par de días o un
plan inesperado…
Teniendo en cuenta lo explicado en el punto anterior y
sabiendo la importancia de no alterar los planes y de seguir intentando
terminar lo que nos supone mayor urgencia, solucionaremos la situación.
7 7) Trabaja de
forma efectiva, aprovechando tu tiempo
Cuando estés trabajando, que se note que lo estés haciendo.
No te distraigas hablando con el compañero (porque que el otro quiera perder su
tiempo no es tu problema), mirando cosas por Internet que podrías ver en tu
tiempo libre o pendiente de las redes sociales.
Un consejo que en este caso os recomiendo totalmente
consiste en tener tanto el E-mail como el Whatsapp en el ordenador (hay aplicación de Whatsapp para PC), con un sonido flojo pero suficiente para poder
escucharlo, y así podremos leer como notificaciones los correos
electrónicos que recibamos y los mensajes sin necesidad de meternos a las
correspondientes aplicaciones, lo que nos permitirá discernir si lo que nos
dicen es algo importante o no, y solamente contestar aquellos que no podamos
dejar pasar.
8 8) Aprende de
los errores cometidos en tu unidad de organización (diaria, semanal, mensual,
trimestral…) y aplica lo que has aprendido de ellos a la nueva sesión de
organización.
Una vez que ya has hecho por primera vez tu planning, habrás cometido fallos porque
no eres experto en ello, así que aprende a detectarlos e intenta solucionarlos
de la mejor manera posible para ti mismo, evitando tropezar dos veces en la
misma piedra a la hora de organizar nuestra próxima unidad organizativa.
No lo olvides: “Saber
optimizar el tiempo está al alcance de tu mano, ¡inténtalo y lo conseguirás!”
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